Как выбрать площадку для выездного корпоратива: чек-лист для HR, руководителя и организатора

Одна из распространённых ошибок — сначала придумать программу, пригласить ведущего и выбрать активности, а уже потом искать место.
На практике площадка определяет почти всё: логистику, формат питания, количество участников, продолжительность программы и даже настроение команды. Поэтому начать лучше с короткого чек-листа.

Не ориентируйтесь только на максимальную вместимость.
Например, в «Золотом Городе» есть несколько залов разных форматов. «Цигун» рассчитан до 350 гостей при театральной рассадке и до 170 при банкетной; VIP-зал ресторана «Улун» подходит для небольшой компании. Для летних мероприятий есть сезонный шатёр площадью 640 м² вместимостью до 300 человек.

• сколько гостей помещается при банкетной рассадке;
• сколько — при театральной;
• возможно ли изменить рассадку;
• есть ли пространство для кофе-брейка;
• куда переместить гостей после деловой части.

Для корпоративного выезда расстояние имеет большее значение, чем кажется. Если сотрудники проведут пять часов в автобусе, энергия команды уйдёт ещё до начала программы.
«Золотой Город» расположен примерно в 200 км от Москвы по направлению трассы М4 «Дон».

• качество подъездных дорог;
• парковку;
• возможность подъезда большого автобуса;
• расстояние от Москвы;
• нужен ли дополнительный локальный трансфер.

Проектор, экран, звук и микрофоны кажутся мелочами ровно до момента, когда выясняется, что всё нужно искать у стороннего подрядчика.
На конференционных площадках «Золотого Города» предусмотрено аудио-, видео- и проекционное оборудование, а также беспроводные микрофоны. При сложной программе всё равно заранее составьте технический райдер.

Современный корпоратив необязательно должен быть восьмичасовым банкетом.
Более живой вариант: деловая сессия → обед → командная активность → свободное время → вечерняя программа.
У «Золотого Города» инфраструктура позволяет разделить эти сценарии: на территории есть пространства для конференций и мероприятий, конный двор, квадроциклы, локации для командных фотосессий, экскурсии по Китай Городу, интересные мастер классы с китайской стилистикой, возможность проведения чайной церемонии.

Для мероприятия продолжительностью больше одного дня наличие отеля на той же территории — большое преимущество.
Не придётся после вечерней программы развозить людей по разным гостиницам, а утром снова собирать группу. В «Золотом Городе» 67 номеров: стандартные, семейные категории и люксы.

Всегда должен быть план B.
Это особенно важно для летних шатров, пикников и активностей на открытом воздухе.

• какая часть программы переносится внутрь;
• есть ли свободный зал;
• можно ли оперативно перестроить тимбилдинг;
• что происходит с программой при сильном дожде.

Если у компании есть постоянное event-агентство, ведущий, фотограф или техническая команда, заранее уточните правила работы с внешними подрядчиками.
«Золотой Город» предусматривает проведение событий с привлечением сторонних event-компаний, что даёт организатору больше свободы при сборке программы.

Попросите менеджера прислать единое предложение, где будут:

• аренда;
• рассадка;
• питание;
• оборудование;
• проживание;
• развлечения;
• дополнительные платежи;
• правила отмены;
• резервный погодный сценарий.

Лучшее место для корпоратива — не обязательно самое большое или дорогое. Это площадка, где организатору приходится решать меньше логистических задач.